Oltre che per il cartaceo, anche per le email è possibile l'invio a un gruppo di destinatari, con allegato un documento standard elaborato (formato RTF).

Selezioniamo la voce di menù: Gestione -> Comunicazioni a Clienti

La maschera Comunicazioni a Clienti ci darà la possibilità di creare un elenco a cui sarà inviato il documento, inserendo o escludendo da esso i nominativi che ci interessano, semplicemente agendo su alcuni criteri di selezione.

Supponiamo che abbiamo deciso di inviare, con E-mail, un Sollecito di pagamento a tutti i Clienti del comune di Siracusa che hanno ancora delle Fatture da saldare.

Attiviamo le opzioni che ci interessano (che abbiamo evidenziato in rosso) cliccando su esse.

Continuando, si aprirà l'elenco dei documenti disponibili, precedentemente creati con la voce di menù Gestione->Gestione documenti standard

Dopo aver scelto il documento che ci interessa inviare, con un doppio click, apriamo la maschera per iniziarne l'elaborazione.

Il documento è già pronto per essere inviato in quanto preparato precedentemente, ma, prima dell'invio, possiamo ancora visualizzarlo, effettuare delle modifiche temporanee che, quindi, non avranno effetto sul documento originale (link Informazioni Modifica Temporanea), o modificare il documento per tutte le successive elaborazioni (link Informazioni Modifica Documenti Standard).

Se desideriamo, possiamo anche decidere di tenere uno storico dei documenti inviati selezionando l'opzione Registra il messaggio nelle note del cliente

Possiamo inoltre visualizzare l'elenco dei clienti a cui è destinata l'email (link Visualizza/Modifica Elenco Destinatari), deselezionando i nominativi che vogliamo escludere dall'invio.

Chiudiamo l'elenco destinatari e torniamo al nostro documento. Tutto adesso è pronto per l'invio, dobbiamo solo cliccare il link Invia E-Mail con Documento in Allegato.

e confermare la maschera che segue:

Trattandosi di comunicazioni da inviare a più destinatari, cliccando su SI, le Email verranno inviate automaticamente.

Può anche accadere che, alla conferma, ci si trova davanti ad una maschera simile a quella che segue:

Questo è un avviso del programma di posta elettronica che abbiamo installato nel nostro PC e verrà visualizzato tante volte quante sono le email elaborate.

Per evitare che questo messaggio ci venga riproposto ad ogni nuovo invio, basterà aprire il nostro programma di posta elettronica, nel nostro caso Outlook Express, selezionare il menù Strumenti->Opzioni

e deselezionare la voce Avvisa se altre applicazioni tentano l'invio di posta con l'account in uso, nella scheda Protezione.