La Rubrica Clienti-Fornitori contiene tutte le anagrafiche dei clienti e dei fornitori che saranno utilizzate nei vari documenti.

Vediamo come aggiungere un nominativo alla nostra rubrica.

Selezioniamo il menù: Modifica-> Rubrica Clienti-Fornitori

Verrà visualizzato l'elenco dei clienti/fornitori già presenti in archivio.

Selezioniamo Aggiungi Nominativo dal menù Operazioni.

La prima scheda che ci viene proposta, è la scheda Informazioni di Base; questa contiene dei dati essenziali per l'identificazione del nostro nominativo. Di particolare rilievo sono i dati relativi a:

• Codice Cliente; tale codice è un numero progressivo ad incremento automatico, modificabile dall'utente solo in fase di creazione di un nuovo nominativo. Questo codice viene utilizzato dal programma per il collegamento dei soggetti ai vari documenti.

• Codice I.P.A.; il codice I.P.A. (Codice Identificativo Ufficio) è l'indice assegnato alle Pubbliche Amministrazioni e viene utilizzato per la trasformazione della fattura da tradizionale in Fattura Elettronica.

• E-Mail; anche il campo E-Mail assume una discreta importanza, in quanto, se presente, ci permetterà l'invio automatico di documenti e comunicazioni attraverso un qualsiasi programma di posta elettronica installato nel nostro PC.

Dopo aver inserito le Informazioni di Base, analizziamo le altre schede del menù Operazioni.

Scheda Sedi

Cliccando su Aggiungi inseriamo i dati relativi all'indirizzo per la fatturazione. Se sono presenti più sedi, possiamo specificare (selezionando dalla lista con F4) se trattasi di sede legale, amministrativa, fiscale, etc. e quale di queste è anche recapito postale (campo da attivare sulla sede a cui inviare i documenti; l'attivazione in una sede, automaticamente disattiva le altre sedi).

Oltre ai dati relativi all'indirizzo, un'altra informazione che può risultare utile è il Codice Socio Punto Vendita, questo è un codice che consente a tutte le aziende di produzione (panifici, pasticcerie, caseifici …. ) di generare e inviare periodicamente un file contenente il riepilogo delle fatture secondo un tracciato ben preciso imposto dalle stesse.

Scheda Contatti

Se il nostro Cliente/Fornitore è un soggetto giuridico e non un soggetto fisico, sarà sempre utile avere uno o più nominativi a cui fare riferimento. La scheda Contatti ci aiuta proprio in questo, ci da la possibilità di inserire i dati relativi al rappresentante legale, al titolare, al rappresentante amministrativo, ecc. Avremo così nomi, cognomi, numeri telefonici privati ed email personali, il tutto a portata di click.

Scheda Dati Fatturazione

In questa scheda potremo 'personalizzare' il nostro Cliente/Fornitore aggiungendo delle informazioni che il programma ci suggerirà quando richiesto, informazioni che potranno sempre essere modificate.

La scheda Dati fatturazione riporta i seguenti campi (selezionabili dalle rispettive tabelle digitando il tasto F4):

• Agente. Se è attiva la gestione degli agenti (vedi guida: Come personalizzare Partner), associa l'agente al cliente.

• Località. Associa il cliente ad una zona; nelle statistiche, sarà così possibile selezionare solo i clienti di una località.

• Tipologia cliente. Associa il cliente ad una tipologia (vedi Modifica->Tabelle vendita-> Tipologie clienti), e quindi ad un listino e ad una scontistica.

• Mod. di pagamento. Contanti, rimessa diretta, etc.

• Banca d'appoggio. Campo puramente descrittivo che verrà stampato nei documenti di vendita.

• Limite di credito (fido). E' il fido che si desidera dare al cliente. L'importo, se inserito, viene utilizzato in fase di fatturazione per avvertire l'operatore quando il limite viene superato.

• Giorno di pagamento. Giorno del mese in cui verrà effettuato il pagamento.

• Esenzione Iva. Barrare la casella se il cliente gode di esenzione a seguito di lettera di intenti.

• Descrizione (lettera di intenti). Questo è un campo descrittivo ed ha significato quando un cliente richiede, con una lettera di intenti, un particolare trattamento iva; occorre, semplicemente, inserire la sigla iva corrispondente alla esenzione richiesta, nel campo Sigla iva e, nel campo Descrizione esenzione, riportare i riferimenti della lettera di intenti. Questa descrizione viene, automaticamente, inserita nel corpo del documento, in coda alle righe di dettaglio articoli. In fase di emissione di un documento, la schermata presenta un pulsante supplementare con cui si accede alla descrizione, con la possibilità, eventualmente, di modificarla (valida solo per il documento corrente).